Как организовать идеальную бизнес-конференцию?

Бизнес-конференция – это отличная возможность презентовать товары/услуги своей компании и завести множество полезных связей. Надо только отнестись к ее подготовке и проведению максимально ответственно. Если вы сможете сделать это, то будете приятно удивлены итоговым результатом.

Но как быть, если у вас отсутствует или практически отсутствует опыт в подготовке такого рода мероприятий? На самом деле, тут есть два варианта: довериться профессионалам или собраться и организовать все самостоятельно. В первом случае неизбежны дополнительные затраты, а во втором придется потратить довольно-таки много времени и сил.

Решили взять грядущую бизнес-конференцию на себя? Тогда вот примерная последовательность действий:

1. Определитесь с местом проведения. Вовсе не обязательно искать специализированную площадку. Напротив, существует множество вариантов совместить бизнес-конференцию с последующим отдыхом. Чего стоит хотя бы сочинский отель Жемчужина, который уже успел приютить множество такого рода мероприятий. Обратившись сюда можно рассчитывать не только на конференц-зал на 450 мест, но и на ряд сопутствующих услуг.
2. Разошлите приглашения, отметив необходимость дать ответ. Зачем это нужно? Все предельно просто – вам требуется знать, сколько гостей ждать. От этого зависит итоговый бюджет и программа мероприятия в целом. А уж если на бизнес-конференцию приезжают гости из-за рубежа, потребность в точном ответе значительно возрастает.
3. Распишите программу конференции. Сколько времени уйдет на выступления всех спикеров? Когда лучше начать фуршет? Есть ли смысл приглашать артистов, дабы разбавить проведение мероприятия? Ответьте на эти и другие вопросы, составив программу конференции, которая позволяет всем участникам получить максимум положительных эмоций и реальную пользу.
4. Заключите договора с подрядчиками. Отель Жемчужина zhem.ru наверняка будет не единственным вашим партнером. Тем важнее скрепить на бумаге все обязательства. Например, если вы решите заказать торт в одной из кондитерских, лучше заранее убедиться в том, что его изготовят и доставят к назначенному сроку.
5. Проведите генеральную репетицию. Всегда полезно еще раз убедиться в том, что все пойдет по заранее составленному плану. Репетицию можно и даже нужно осуществить за несколько дней до вашей бизнес-конференции. Если в процессе будут выявлены какие-либо недоработки, их можно успеть исправить.

Вот и все, о чем следует знать прямо сейчас. Дело за малым – воспользоваться полученной информацией по прямому назначению. При условии грамотного подхода и адекватного бюджета, подготовленная вами бизнес-конференция произведет самый настоящий фурор.

Желаем удачи!